Tout nouveau groupe qui a une tâche à réaliser et qui doit s’organiser pour y arriver doit habituellement passer par différentes étapes. Il est fréquent qu’un groupe saute des étapes, mais cette hâte est le plus souvent sanctionnée par la réalité et le groupe doit alors souvent faire marche arrière pour reprendre ce qu’il avait laissé derrière lui au risque de perdre toute efficacité. Ces étapes décrites ici sont purement fonctionnelles. L’évolution psycho-affective du groupe n’est pas prise en compte ici, même si évidemment les deux évolutions, fonctionnelles et affectives, sont fonction l’une de l’autre.
À chaque étape, le groupe peut recourir à des techniques spécifiques, valables pour une étape et pas pour l’autre et qui amélioreront l’efficacité. Et pour toutes les étapes, les fonctions de présidence de séance, de maîtrise du temps, de secrétariat mural, de secrétariat cahier, … permettront aussi au groupe d’être plus efficace.
Étape 1: la définition du problème.
Il s’agit d’arriver à poser ensemble le problème qui réunit le groupe, à se mettre d’accord sur les termes de ce problème, à éclaircir les besoins et les souhaits de chacun et à ce que chacun comprenne bien ceux des autres, à trouver un minimum de besoins et souhaits communs qui permettent l’action commune. Cette étape demande une communication bien organisée et une bonne information des membres, avec un important travail d’instruction, de recours à des informations, travail partagé ou mandaté mais organisé et communiqué. Cette étape ne sera terminée que lorsque tous les membres auront un accord minimum sur la manière d’envisager le problème qui réunit le groupe.
Techniques Étape 1: Entraînement mental, différentes méthodes de résolution de problèmes, organisation d’une démarche d’exploration, …
Étape 2: la recherche de pistes d’action.
Il s’agit d’envisager un maximum de possibilités, d’imaginer un maximum de pistes. Cette étape fonctionne mieux si le groupe se concentre sur la recherche et met en place une procédure qui libère la créativité et donc, qui diffère le jugement, la critique, la décision. C’est souvent des propositions les plus folles que naissent les projets les plus réalistes. Cette étape ne sera terminée que lorsque le groupe aura produit des idées nombreuses et riches produites elles-mêmes par associations d’idées successives, de telle sorte que les idées soient finalement celle du groupe et plus celles de leur auteur.
Étape 3: la critique des pistes d’action et la décision.
Il s’agit non plus ici d’imaginer de nouvelles idées, mais de traiter celles de l’étape précédente: en les classant, associant, opposant, comparant, résumant, … de façon à avoir un ensemble clair de propositions sur lesquelles décider. Il y a alors lieu d’expliciter ensemble des critères de décisions (ex. faisabilité, coût, compétences présentes, temps, …) et d’appliquer ces critères aux propositions, de les critiquer systématiquement. Il s’agit de discuter pour aboutir à une décision commune en recourant le moins possible au vote. Cette étape sera terminée quand le groupe aura clairement décidé le(s) but(s) de sa production.
Techniques Étape 3: Entraînement mental, méthodes de résolution de problèmes,
Étape 4: la co-organisation de l’action.
Il s’agit de programmer clairement qui fait quoi, quand, où, comment avec quels moyens. Il est efficace de bien diviser le travail divisible et de bien distribuer les responsabilités collectives et matérielles (budget, trésorerie, coordination générale, contacts extérieurs, local et matériel, …), de bien faire circuler l’information entre les différents acteurs, d’évaluer et de rectifier si nécessaire l’avancement du travail. Cette étape sera terminée quand l’action sera terminée, le but atteint.
Problèmes dans la progression:
– L’absence de mémoire: S’il n’y a pas de secrétariat, s’il est mal rempli ou si le groupe n’y recourt pas volontairement, s’il n’y a pas d’ordre du jour, de planification des réunions, ou s’ils ne sont pas respectés, le groupe rediscute régulièrement des choses qu’il a déjà discutées, répète des propositions, remet des décisions en cause sans s’en rendre compte, bref, recule plus qu’il n’avance. Il est alors temps d’y mettre bon ordre en gérant le temps de manière serrée grâce à une bonne présidence et à un bon secrétariat de séance.
– Le mélange des genres: Souvent, les groupes mélangent les étapes, mélangent la recherche d’idées nouvelles et leur critique, mélangent les propositions de production et leur planification avant décision, … etc. A nouveau, une gestion plus serrée du temps est nécessaire. Appel au président.
– La division des tâches: Les groupes sont soumis à un double écueil: soit par désir de fusion, de non-séparation, ils n’arrivent pas à diviser le travail, à se quitter pour réaliser séparément des tâches complémentaires et ils calent par manque de contenu, d’informations nouvelles, soit ils s’éparpillent, se spécialisent et n’arrivent à coordonner les complémentarités. Il est donc important de décider ensemble de ce qu’on se donne comme tâche commune à réaliser ensemble, comme tâche commune à réaliser séparément et comme tâches différentes à réaliser séparément ainsi que des échéances et des modalités de mise en commun.
D’après “Dynamique des Groupes”
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