Remarques :
– Cette fiche technique est le résultat d’expérimentations et de pratiques antérieures (CEPI) qui, seules, lui donnent valeur d’efficacité. En ce sens, elle sera toujours reproduite et modifiée par les pratiques de chaque groupe. C’est dans la pratique que se constitue l’outil qui convient le mieux à la situation, tant de personnes que du contexte dont il importe toujours de tenir compte…
– En dehors de relations hiérarchiques instituées et donc dans tout groupe de pairs, en association, en groupe de formation, en groupe éducatif, il s’agit de donner du pouvoir au groupe, de se donner du pouvoir, un pouvoir qui ne se partage pas mais qui ne peut que se cumuler. Moins chacun prend le pouvoir, plus le groupe a du pouvoir de production. Le président de séance ne prend donc pas le pouvoir, il en donne… s’il assume bien son rôle technique.
Définition du rôle
Le rôle de président de séance est un rôle technique qui n’implique pas un statut hiérarchique, même s’il suppose une autorité provisoire (le temps de la réunion). Il implique une autorité mise au service du groupe. Il implique que la personne qui le remplit renonce partiellement à son pouvoir de participation pour se centrer sur la tâche méthodologique de facilitation du travail de groupe.
Pour ces deux raisons (absence de statut hiérarchique et renoncement à soi-même dans le groupe) et pour une raison pédagogique (donner l’occasion d’apprendre au plus grand nombre), il est préférable que ce rôle soit assumé de manière tournante. Cela, cependant, sans obligation non plus, mais en permettant à chacun d’un jour se sentir prêt à rendre ce service au groupe.
Le président de séance est le gardien du temps, le distributeur de parole, le facilitateur des échanges et le garant du respect de chacun et des décisions de tous.
Partage des responsabilités
Le président de séance veille à se faire aider. Il demandera au moins un secrétaire cahier et peut-être aussi un secrétaire panneau (voir FIPI2). Il peut demander un gardien du temps (pour lui rappeler l’heure régulièrement). Il peut faire appel à des aides techniques : pour la préparation de la réunion ou pendant la réunion et selon les besoins et les compétences disponibles.
Tâches assumées
– Il PRÉPARE la réunion de façon à en améliorer l’efficacité, en pensant à un ordre du jour à proposer, à un rappel clair (affichage, notes…) de la situation, à des propositions de déblocage (avec suffisamment de divergence pour ouvrir la discussion), …
– Il OUVRE la réunion, rappelle les objectifs de la réunion et le temps dont le groupe dispose. Il vérifie le partage des rôles (confirmation de son rôle de président, confirmation de la prise en charge des autres responsabilités).
– Il fait établir L’ORDRE DU JOUR, le hiérarchise, l’ordonne, le minute, le fait décider et s’engage à le faire respecter (sauf accord formel et explicite du groupe à le modifier).
– Il ORGANISE les échanges. Il fait appel aux propositions et avis, les re-formule si nécessaire. Il résume et re-structure les débats (il peut faire appel au secrétaire pour re-lecture). Il fait noter, assure la lisibilité des débats et des enjeux (il peut faire noter au panneau/tableau). Il veille à la civilité des débats : prises de paroles, écoute mutuelle, respect des personnes,… Il peut trancher sur des aspects formels et/ou secondaires qui font souvent perdre du temps mais exige l’explicitation des avis de chacun pour l’essentiel.
– Il fait prendre les DÉCISIONS, les explicite pour que chacun puisse marquer son (dés)accord et les fait ratifier et inscrire. Il veille à faire inscrire explicitement les engagements de chacun : qui fait quoi, quand, où, comment, avec qui, …
– Il fait évaluer et il FERME la réunion, terme au-delà duquel plus aucune décision ne peut être ni prise ni remise en question. Il ferme en veillant au suivi : ce qui sera fait des notes du secrétaire, de l’affichage, qui seront les prochains président et secrétaire de séance, les objectifs de la prochaine réunion et ce que chacun doit faire d’ici là.
Conseils de fonctionnement
– L’utilisation régulière des mêmes maitres-mots rend la réunion plus claire et fait gagner en efficacité : « la réunion est ouverte », « la réunion est fermée », « qui a quelque chose à dire sur… », « qui s’oppose à… », « la décision est prise »…
– Cette clarté dans la formulation est valable pour tous. Le président peut veiller à ce que chacun parle en « je », « je crois que…., je pense que…, je propose que… ». Le président doit faire la chasse aux « on » et aux « nous » indéfinis.
– Il est préférable que le président donne peu son avis pour se centrer sur son rôle méthodologique, mais s’il le fait, il doit annoncer explicitement qu’il change de casquette, qu’il sort de son rôle de président pour pouvoir donner son avis personnel.
– Le mode de décisions gagne à être simple. Le groupe ne doit recourir au vote qu’en cas d’impossibilité de parvenir au consensus. Le président doit être conscient que toute minorisation, tout partage du groupe en clans opposés (par le vote entre autres) est néfaste au groupe et à son efficacité.
Documents joints
