Président de séance d’un groupe à tâche

Avertissement : cette façon de faire s’appuie sur l’expérience. Il en existe d’autres et ce serait détourner le sens d’un tel texte que d’y voir une intention modélisante ou dogmatique. Cependant, ce mémento peut être utile à toute personne désireuse de conduire le plus efficacement possible une réunion, avec le double souci de ne pas perdre son temps tout en garantissant une place réelle à chaque participant. Le président est GARDIEN DU TEMPS.
Garant de la réunion et du respect des personnes présentes. IL OUVRE ET FERME la réunion.
Il s’assure que le fonctionnement d’un secrétariat (voir fiche) soit en bonne position dans cet ordre du jour.
Ensuite il fait respecter cet ordre et ce minutage. Pour chaque point, il recueille les PROPOSITIONS, (au besoin les reformule), les fait inscrire sur un panneau lisible de loin.
Il organise les débats, fait prendre les DÉCISIONS et les fait INSCRIRE.
Tout dépassement du temps initialement imparti à chaque point est explicitement demandé au groupe qui décide de l’accorder ou non. Les MAITRES-MOTS : ceux qui sont sans équivoque, permettent à chaque participant de saisir l’occasion de s’exprimer, d’exercer ses pouvoirs, de se REPÉRER clairement : – La réunion commence. – Qui a quelque chose à dire (sur…)…? – Qui a une (des) proposition(s) ? – Qui est d’accord ? – Qui est contre ? – La décision est prise. (La relire) – QUI fait QUOI, QUAND, OÙ, COMMENT, AVEC QUI…? – Point suivant.
Il existe également des Maitres-mots spécifiques à un groupe, rituels, en particulier pour interrompre une discussion oiseuse, une querelle personnelle, pour couper une intervention trop longue et qui n’apporte rien de nouveau… Les modalités de prise de décision gagnent à être simples. Éviter le vote formel si la question ne recouvre pas une divergence impossible à trancher autrement. Les formes de vote peuvent susciter des débats interminables… et faire perdre à tous le temps qu’on aurait pu consacrer à l’application de la décision qui n’arrive pas à se prendre… NE PAS OUBLIER de préciser clairement en début de séance les OBJECTIFS de la réunion et sa durée prévue. Faire relire les décisions à la fin. Ne pas fermer, si la réunion doit avoir une suite, avant d’avoir précisé le lieu, la date, l’heure du prochain rendez-vous et d’avoir fait nommer le président suivant Le rôle ainsi défini est un rôle technique et n’implique nullement un statut hiérarchique.

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