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Réussir une réunion

Une réunion est un CONSTRUIT COLLECTIF, elle doit être PRÉSIDÉE et PRÉPARÉE.

CONSTRUITE COLLECTIVEMENT

On organise souvent en de multiples lieux institutionnels et envers des publics multiples des formations à la conduite de réunion. Il serait pourtant bien plus important d’organiser des formations à la participation en réunion. C’est ensemble qu’on réussit ou qu’on rate une réunion: le groupe est responsable de sa réunion et ne peut se dégager de sa responsabilité ni sur l’animateur de réunion, ni sur aucun de ses membres. Aussi, chaque membre devrait: – avoir, avant la réunion, relu sa convocation, l’ordre du jour proposé, le procès-verbal de la réunion précédente, avoir préparé la réunion; – être ponctuel et être prêt à commencer à l’heure; – se centrer sur la tâche présente, proposée par l’animateur et acceptée par le groupe, – ne faire ni digression générale, ni aparté; – respecter les décisions prises et les contraintes acceptées; – prendre des initiatives favorables au groupe, proposer des méthodes de travail, encourager les réservés, freiner les dominants, désamorcer les conflits inutiles, dénoncer les faux consensus, exiger des décisions précises, … toutes tâches normalement réservées à l’animateur et cela sans prendre sa place; – donner son avis, apporter son expérience et ses connaissances au moment utile; – s’opposer, si nécessaire, critiquer le contenu et non les personnes; – ne critiquer une proposition qu’à la condition d’avoir une proposition alternative; – veiller au suivi des décisions, à la distribution des responsabilités, y compris celle de préparer la réunion suivante; – prendre sa place à soi, toute sa place, rien que sa place. Elle doit aussi être présidée et préparée …

PRÉSIDÉE

Toute réunion doit être présidée. Même si tous les passagers d’une voiture ont décidé ensemble où ils allaient, il n’y en a qu’un qui tient le volant. Il remplit une tâche technique au service du groupe. Car pendant la réunion, il faut que les échanges soient
organisés : – que les motifs de la réunion apparaissent clairement à chacun, – que les objectifs de la réunion apparaissent clairement à chacun – que les procédures apparaissent clairement à chacun, – et que le groupe ait formellement marqué son accord sur ces motifs, objectifs et procédures; – qu’il soit clairement établi qui anime, qui prend note, qui gère le temps, qui a quelle responsabilité; – que les silencieux soient sollicités et les bavards réfrénés; – que la discipline du groupe soit rappelée;
clarifiés : – que les options importantes apparaissent à tous (affichage); – que des synthèses intermédiaires soient faites régulièrement – qu’il soit demandé de reformuler, définir, préciser…; – que des questions soient posées, des pistes proposées…; – que les décisions soient claires et notées; – qu’une synthèse finale soit faite;
régulés : – que les conflits soient extériorisés; – que l’origine des malaises soit explicitée; – que les échanges soient objectivés, dépouillés de leur charge affective inutile; – que soutiens et encouragements et critiques et oppositions soient justement témoignés. (cfr Président de séance d’un groupe à projet et d’un groupe à tâche.)

PRÉPARÉE

Toute réunion doit être préparée. Matériellement et intellectuellement.
Qui s’occupe de la salle (réservation et préparation), du matériel, de la documentation, des convocations, des boissons, …?
Qui s’occupe de prévoir un ordre du jour à proposer, à fournir des matériaux pour préparer la réunion (textes à lire, questions à résoudre, recherches à effectuer…), à annoncer à chacun ce qu’on attend de lui?

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