Secrétaire de séance d’un groupe à projet

Remarque : Il est souvent utile d’avoir un double secrétariat: l’un classique, relativement détaillé, sur cahier ou sur feuilles que le groupe conservera, l’autre, mural, (tableau ou affiche), permettant à chaque participant de lire immédiatement propositions et décisions.

Définition du rôle :

Le rôle de secrétaire de séance est un rôle technique qui n’implique pas un statut hiérarchique. Il implique que la personne qui le remplit renonce partiellement à son pouvoir de participation pour se centrer sur sa tâche de prise de notes. Pour ces deux raisons (absence de statut hiérarchique et renoncement à soi-même dans le groupe) et pour une raison pédagogique (donner l’occasion d’apprendre au plus grand nombre), il est préférable que ce rôle soit assumé de manière tournante. Cela, cependant, sans obligation non plus, mais en permettant à chacun d’un jour se sentir prêt à rendre ce service au groupe.
Le secrétaire de séance est la mémoire du groupe, la mémoire du groupe à court terme (pendant la réunion) et à long terme (après la réunion). Il aide la présidence.

Tâches assumées par le secrétaire-cahier:

– En début de séance, il note la date, l’objet de la réunion, les noms des président et secrétaire, la liste des participants et l’ordre du jour complet, numéroté et minuté. – Au cours de la réunion, il note les différentes propositions, les relit avant décision. Il inscrit clairement les décisions. Il inscrit clairement qui s’engage à quoi pour quand. Il résume la situation sur base de ses notes à la demande du président. Il rappelle au président ce que celui-ci oublie. – En fin de réunion, il relit le compte-rendu ou au moins les décisions prises et le fait approuver. Il signe son compte-rendu. Il veille au suivi du secrétariat. Il veille à mettre ses notes à la disposition du président suivant et à ce qu’elles soient transmises au secrétaire suivant.

Tâches assumées par le secrétaire mural:

– Il note l’ordre du jour ordonné et minuté afin que chacun situe l’avancement de la réunion. – Il note clairement les différentes propositions alternatives pour aider à la décision. Il note les décisions prises. Il compose des tableaux de tâches à remplir ou des grilles de présentation. Bref, il utilise tous moyens pour faire visualiser au groupe les tâches faites et à faire. Conseil : Afin de pouvoir à certains moments participer au groupe en tant que membre, le secrétaire peut demander un ralentissement ou un arrêt momentané des débats ou confier momentanément le secrétariat à un autre membre.

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