Le secrétaire assure la mémoire du groupe. Il a également une fonction d’aide à la présidence. .
EN DÉBUT DE SEANCE
– Il inscrit la date, le titre de la réunion, la liste des présents, celle des absents, les noms du président et du secrétaire. (Ces tâches élémentaires du secrétaire sont fréquemment oubliées)
– Il note l’ordre du jour numéroté.
AU COURS DE LA RÉUNION
– Il inscrit les propositions, puis les décisions avec un code précis permettant de distinguer les décisions prises.
– Il relit les décisions à la demande du président.
– Il peut arriver qu’on ait besoin d’un secrétariat complet (les minutes d’une séance). C’est un lourd travail difficile à réaliser seul.
– Il est souvent utile de disposer d’un double secrétariat, l’un MURAL permettant à chacun de lire au fur et à mesure propositions et décisions.
L’autre sur cahier, plus détaillé et plus facile à conserver et à transporter.
Remarque : la question “ naïve ” du secrétaire qui demande « alors, qu’est-ce que j’écris ? » aide souvent le groupe à se rendre compte de ses manques, et à passer à une phase décisionnelle.
(Fiche technique élaborée pour le stage C.E.P.I.)
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